Подавать записки лучше всего на вечернем богослужении или в самом начале литургии, по крайней мере до чтения Евангелия, так как священник должен ещё успеть помянуть ваших близких, затем подготовить Святые Дары к переносу с жертвенника на престол и во время Великого входа переместить их туда, после чего частицы уже не вынимаются.
Церковь во время богослужения поминает всех людей в общих молитвословиях («…О плавающих, путешествующих, недугующих, страждущих, плененных и о спасении их Господу помолимся…» и т.д.), но поминовение священником в алтаре оставляет для верных чад Церкви — то есть людей крещёных. Также, если говорить об усопших, не поминаются люди, сознательно лишившие себя жизни. Обо всех остальных Церковь молится.
Рекомендуется писать имена поминаемых в родительном падеже (о здравии/упокоении кого? — Николая, Елены, Павла,..) и полностью (Николая, а не «Коли», Петра, а не «Пети»). Также стоит стараться писать имена, принятые в церковной традиции (Елены, а не Алёны, Сергия, а не Сергея, Георгия, а не Жоры, Геры, Егора или Юрия). При этом указывается крещальное имя человека (у Владлена, Артура или Октябрины совершенно точно есть второе имя, данное при Крещении).

Теперь о титулах. Если говорить о наиболее давней традиции, то никакие титулы, кроме священного сана в записках не указывались. Все имена писались друг под другом, в столбик, и только у духовных особ перед именем стоял какой-либо префикс: «митр.» — митрополита, «еп.» — епископа, «иером.» — иеромонаха, «диак.» — диакона, «мон.» — монаха.
Несколько позже стали добавлять префиксы к именам людей, требующих особого молитвенного поминовения:
Сейчас же многие верующие пытаются как-то выделить практически каждого и священник вынужден тратить много времени на разбор разнообразных фантазий вроде «уч.», «плодон.», «бер.», «отр.» и прочих. Это не является особенно доброй традицией и подобным образом оформлять записки не стоит.
Если вы всё же не помните или не знаете имени человека в крещении, но точно знаете, что крещён он был, пишите как есть — священник помянет его, а Господь итак точно знает, какое имя ему было дано. Но попытаться выяснить церковное имя близкого всё же постарайтесь!